Секретарь-референт

>Главная
>Профессиограммы
>Тесты
>Создатели
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОФЕССИИ
С е к р е т а р ь, по определению толкового словаря Ожегова С.И., – это работник, заведующий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.
Р е ф е р е н т (от лат. referens, referentis – передающий, сообщающий) – должностное лицо и консультант по определенным вопросам.
С е к р е т а р ь - р е ф е р е н т играет значительную роль в бесперебойной работе в административных, хозяйственных, научно-исследовательских учреждениях, частных фирмах.
Работа секретаря-референта объединяет в себе две профессии – секретаря как технического помощника и референта как организационного консультанта.
СОДЕРЖАНИЕ ТРУДА
Обязанности секретаря-референта в различных учреждениях могут отличаться. Это обусловлено характером работы учреждений, предприятий, организаций, компаний.
Но в основном в о б я з а н н о с т и секретаря-референта входят:
  • прием, систематизация и рассылка корреспонденции и документации;
  • отслеживание сроков исполнения поручений руководителя;
  • оформление документации (распечатка рефератов, приказов и т.п.);
  • составление докладов, документов, писем по просьбе руководителя;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • организация приемов отдельных посетителей и делегаций (в т.ч. иностранных);
  • подготовка различных мероприятий: заседаний, совещаний, конференций и т.д.;
  • информационное обслуживание мероприятий: подготовка сведений, сообщений, ведение протоколов, стенографирование.
Таким образом, основная ц е л ь деятельности секретаря-референта - исполнение технических, организационных и информационных функций.
Основные п р е д м е т ы т р у д а – человек (информационное обслуживание) и знаковые системы (тексты, документы, цифры).
В своей работе секретарь-референт использует вещественные (орудийные) с р е д с т в а т р у д а - ручные (ручка), электрические и электронные (пишущая машинка, телефон, факс, телекс, магнитофон, диктофон, переговорное устройство, персональный компьютер). Кроме этого, к о с н о в н ы м относятся и его невещественные (функциональные) с р е д с т в а – долговременная и кратковременная память, хорошие устойчивость, распределение и переключение внимания; развитая мелкая моторика рук, деловая устная и письменная речь, деловое поведение, а также органы чувств – зрение, слух.
Работа секретаря-референта имеет четко определенный х а р а к т е р и осуществляется в соответствии с действующими:
  • должностными обязанностями;
  • нормативными и законодательными государственными актами;
  • правилами внутреннего распорядка учреждений (организаций);
  • этикой делового общения.
Труд секретаря-референта имеет такую о р г а н и з а ц и ю, при которой он самостоятельно от начала и до конца выполняет свою работу и за нее отвечает.
Ф у н к ц и о н а л ь н о секретарь-референт является исполнителем, т.к. его практическая деятельность полностью зависит от указаний и распоряжений руководителя (отсюда, как следствие, ненормированный рабочий день, неделя), но иногда он является и организатором работы других специалистов внутри и за пределами своей организации.
К о н т а к т ы у секретаря-референта многочисленные, разноуровневые, с меняющимся кругом лиц. Это – посетители, руководители других организаций, сотрудники, делегации.
Секретарь-референт несет повышенную м о р а л ь н у ю ответственность за общение с посетителями и сохранность конфиденциальной информации.
Секретарь-референт работает в комфортных у с л о в и я х - в помещении, рабочее место оборудовано телефоном и различной оргтехникой.
П с и х о ф и з и о л о г и ч е с к у ю н а п р я ж е н н о с т ь в работу секретаря-референта могут вносить следующие факторы:
  • повышенная моральная ответственность;
  • постоянное общение с людьми (коммуникативные нагрузки);
  • необходимость часто работать в вынужденном (скором) темпе, гибко перестраиваться и приспосабливаться к быстро меняющимся условиям и заданием работы;
  • ненормированный рабочий день.
ТРЕБОВАНИЯ ПРОФЕССИИ К ИНДИВИДУАЛЬНЫМ СПОСОБНОСТЯМ И ОСОБЕННОСТЯМ СПЕЦИАЛИСТА
  • нервно-психическая устойчивость;
  • высокий уровень устойчивости и распределения внимания;
  • хорошая долговременная и оперативная память;
  • грамотная, четкая, понятная речь;
  • выносливость слухового и зрительного анализатора;
  • внешняя привлекательность (желательно).
ТРЕБОВАНИЯ ПРОФЕССИИ К ЛИЧНОСТНЫМ СПОСОБНОСТЯМ И КАЧЕСТВАМ СПЕЦИАЛИСТА
  • стрессоустойчивость;
  • умение управлять собой, личная организованность;
  • социальный интеллект (умение понимать поведение людей);
  • коммуникативные способности;
  • готовность выполнять указания других людей;
  • исполнительность, обязательность.
МЕДИЦИНСКИЕ ПРОТИВОПОКАЗАНИЯ
Работа секретаря-референта не рекомендуется людям с заболеваниями:
  • нервно-психическими;
  • сердечно-сосудистыми;
  • опорно-двигательного аппарата;
  • хроническими инфекционными;
  • верхних дыхательных путей;
  • зрительного и слухового анализаторов;
  • речеголосового аппарата.
ДОПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Необходимы знания по русскому языку и литературе, информатике, иностранному языку в рамках школьной программы.
ПУТИ ПОЛУЧЕНИЯ ПРОФЕССИИ
Профессии секретаря-референта обучают в учреждениях начального и среднего профессионального образования или на курсах по подготовке и повышения квалификации секретарей-референтов.
РОДСТВЕННЫЕ ПРОФЕССИИ
Секретарь, референт, делопроизводитель, администратор, офис-менеджер, приемщик заказов, регистратор.
Назад
© Pepper-salt&Pride-nun